Vous pouvez continuer à faire vos factures dans Word ou dans Excel. La réforme de la facturation électronique n'impose aucun logiciel : elle impose un format de fichier à l'arrivée (Factur-X, CII ou UBL), quatre mentions supplémentaires, et, à partir de votre échéance, un passage par le réseau des plateformes agréées. Tout cela se fait à partir du PDF que votre modèle produit déjà : vous le déposez dans un convertisseur, vous contrôlez, vous envoyez. Ce guide montre exactement quoi changer dans votre modèle et quoi faire après.
Ce que la réforme demande, et ce qu'elle ne demande pas
Elle demande :
- que vos factures B2B à des clients français partent, à partir de votre échéance, dans un format du socle (Factur-X pour la plupart des entreprises) et par une plateforme agréée ;
- que vos factures portent quatre mentions supplémentaires (ci-dessous) ;
- que votre entreprise puisse recevoir des factures électroniques, depuis le 1er septembre 2026, quelle que soit sa taille ;
- que les ventes qui ne passent pas par le réseau (particuliers, clients étrangers) soient déclarées par e-reporting, à partir de la même échéance.
Elle ne demande pas :
- un logiciel de facturation particulier, ni un ERP ;
- que vous abandonniez votre modèle, votre numérotation ou votre mise en page ;
- que le PDF visible change d'aspect : la couche XML s'ajoute au fichier, elle ne remplace pas la page.
Votre échéance d'émission : le 1er septembre 2027 si vous êtes une PME, une TPE ou une micro-entreprise ; déjà passée si vous êtes une ETI. La Recherche SIREN vous la donne pour n'importe quelle entreprise.
Les quatre mentions à ajouter à votre modèle
En plus des mentions habituelles (vos identifiants, la date, le numéro, les lignes, les taux et montants de TVA, les conditions de paiement), ajoutez dès maintenant :
- Le SIREN du client (le SIRET est accepté). Une case dans le bloc « client ».
- L'adresse de livraison, uniquement si elle diffère de l'adresse de facturation.
- La catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou opération mixte. Une ligne sous le titre suffit.
- La mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits », uniquement si vous avez exercé cette option.
Une mention manquante coûte 15 euros par facture, plafonnés au quart du montant. Sur un modèle, c'est dix minutes une fois pour toutes ; chaque mention est détaillée ici. Ces quatre mentions correspondent à des champs précis de la couche XML, que le convertisseur remplit à partir de ce qu'il lit sur votre PDF.
Du PDF au Factur-X
1. Exportez le PDF comme aujourd'hui, depuis Word ou Excel.
2. Déposez-le dans le convertisseur PDF vers Factur-X. Les données sont extraites : émetteur, client, lignes, taux, totaux. Un PDF propre, exporté du logiciel, est lu sans erreur ; un scan ou une mise en page inhabituelle demande une relecture.
3. Relisez et complétez. Le convertisseur peut ouvrir les données extraites dans le formulaire guidé : c'est là que vous vérifiez le SIREN du client, la catégorie de l'opération et les totaux avant de générer le fichier.
4. Contrôlez. Le validateur passe le fichier par les règles EN 16931 et les règles métier françaises. Ce qui passe ici passe chez la plateforme de votre client.
Le fichier obtenu est un PDF/A-3 : votre page, telle quelle, avec le XML attaché. Il s'ouvre chez tout le monde.
Puis vers le réseau, ou vers la boîte mail
- Client français, à partir de votre échéance : la facture part dans le réseau, par la page Envoyer une facture. Vous suivez les statuts (déposée, reçue, approuvée, refusée) sans rien installer.
- Client français, avant votre échéance : l'e-mail reste possible tant qu'il l'accepte ; de plus en plus de clients équipés demandent déjà le Factur-X, ou la livraison sur leur plateforme.
- Particulier ou client à l'étranger : le fichier part par e-mail, comme avant, et la vente est déclarée par e-reporting (voir Facturer un client à l'étranger et Facturer un particulier).
- Secteur public : Chorus Pro, qui accepte Factur-X.
Et dans l'autre sens, les factures de vos fournisseurs arrivent dans votre boîte de réception une fois votre entreprise raccordée, obligation en vigueur pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026.
Deux habitudes à garder, une à prendre
Gardez votre numérotation : continue, chronologique, sans trou. La conversion ne la touche pas.
Gardez vos originaux : le PDF exporté et le Factur-X généré, pour la durée légale de conservation, comme vous archivez vos factures aujourd'hui.
Prenez celle-ci : passez chaque facture par le validateur avant de l'envoyer, y compris celles qui partent par e-mail. Une erreur vue ici est un refus, et un retard de paiement, qui n'arrivent jamais.
Quand un logiciel de facturation devient utile
Word et Excel tiennent très bien jusqu'à quelques dizaines de factures par mois. Au-delà, ou si vous gérez devis, acomptes, relances et encaissements, un logiciel apporte plus que la conformité. Si vous en choisissez un, vérifiez ce qu'il fait exactement pour la réforme : produit-il le Factur-X, transmet-il dans le réseau lui-même, ou faut-il une plateforme en plus, et à quel prix. Un logiciel qui produit le fichier sans le transmettre reste compatible avec la page Envoyer une facture.
Questions fréquentes
Une facture faite dans Word ou Excel est-elle légale en 2026 ?
Oui. Aucun texte n'impose de logiciel. Ce qui compte, c'est le fichier qui arrive chez votre client et le chemin qu'il prend à partir de votre échéance.
Et en 2027, quand mon obligation d'émission commence ?
Toujours oui, à condition que la facture parte en Factur-X (ou CII, ou UBL) par une plateforme agréée. Le PDF de Word ou d'Excel est le point de départ, la conversion et l'envoi font le reste.
Dois-je refaire mes anciennes factures au format Factur-X ?
Non. La réforme s'applique aux factures émises à partir de votre échéance. Les factures antérieures restent valables telles qu'elles ont été émises.
Combien de temps prend une facture avec cette méthode ?
Deux à trois minutes de plus qu'aujourd'hui : déposer le PDF, relire les champs extraits, contrôler, envoyer. Moins que la ressaisie que vous épargnez à votre client.
Et mes devis ?
Ils ne sont pas concernés : la réforme porte sur les factures. Vous pouvez continuer à les faire dans Word ou Excel sans aucune conversion.
Que se passe-t-il si la conversion lit mal un montant ?
Le convertisseur vous montre ce qu'il a lu et le validateur bloque toute incohérence de totaux. Vous corrigez le champ dans le formulaire guidé avant de générer le fichier, rien ne part avec une erreur.
Publié le 11 septembre 2026. GetFacturX n'est pas une plateforme agréée : la transmission réglementaire est assurée par une plateforme agréée partenaire. Cet article ne constitue pas un conseil fiscal ou juridique. Les dates, fréquences et montants cités sont ceux connus à la date de publication et peuvent évoluer : vérifiez-les avant de vous en prévaloir.