Tous nos articles sur le thème format et validation : guides et actualités sur Factur-X et la réforme de la facturation électronique.
Derrière la conversion d'un PDF en Factur-X, il y a une extraction : des modèles qui lisent la page comme un comptable pressé, en mieux outillé. Sur un PDF propre, le résultat est quasi parfait ; sur un scan de travers, il se relit. Et certains champs ne sont tout simplement pas sur la page. Le partage honnête des rôles.
Un client américain paie en dollars, un suisse en francs : la facture électronique suit, la norme a tout prévu. Une devise déclarée pour les montants, et une règle française à connaître : quand la facture porte de la TVA française, celle-ci s'exprime aussi en euros. Les champs, les cas, et les pièges de conversion.
La famille de Factur-X a un cousin côté achats : Order-X, le bon de commande hybride, même principe de PDF doublé de données structurées, porté par les mêmes organismes français et allemand. Hors du périmètre de la réforme, mais précieux pour boucler la chaîne commande-facture sans ressaisie. Le tour du format.
Ouvrez un Factur-X : une facture PDF ordinaire. Ce que l'écran ne montre pas, c'est le passager : un fichier factur-x.xml attaché dans le conteneur, qui porte toutes les données et que les plateformes lisent à la place de la page. Où il se cache, comment l'afficher, et pourquoi c'est lui qui fait foi.
Une facture électronique peut transporter ses justificatifs : bon de livraison, feuille d'heures signée, décompte. Ils voyagent dans le XML lui-même, encodés, invisibles pour qui ne sait pas où regarder, et beaucoup de destinataires passent à côté. Où ils se logent, comment les récupérer en un clic, et ce que le format permet.
Devis accepté, trente pour cent à la commande : l'acompte se facture, sa TVA est exigible, et la facture de solde doit déduire ce qui a été payé sans que les contrôles de cohérence hurlent. Le format a prévu chaque pièce : un code de type pour l'acompte, un champ pour le déjà-payé, des références croisées. Mode d'emploi.
Le rapport tombe : quatorze lignes rouges, des codes comme BR-CO-15 ou BR-FR-12, des chemins XML à rallonge. Rien de tout cela n'est cryptique une fois qu'on sait dans quel ordre lire : le profil détecté, le schéma, puis les règles, erreurs avant avertissements, en corrigeant à la source plutôt que ligne à ligne.
Depuis que les factures circulent par le réseau, l'avoir aussi : même fichier hybride, même chemin, un code de type différent. Trois choses le distinguent d'une facture, et deux erreurs classiques le font rejeter. Quand émettre un avoir, comment le remplir, et ce qu'il déclenche côté client et côté e-reporting.
Le socle de la réforme accepte Factur-X, CII et UBL, et la confusion est fréquente : CII et UBL ne sont pas deux normes concurrentes mais deux syntaxes du même modèle européen. Qui utilise laquelle, ce qu'un Factur-X contient vraiment, pourquoi Peppol parle UBL, et la conversion sans perte entre les deux.
Un Factur-X n'est pas un PDF avec un XML dedans : c'est un PDF/A-3, une norme d'archivage aux exigences invisibles à l'écran. Polices intégrées, métadonnées, déclaration de la pièce jointe : tout peut être en ordre visuellement et faux techniquement. Ce que les contrôles vérifient, et les gestes qui cassent un fichier valide.
Une facture peut être parfaitement conforme à la norme européenne EN 16931 et rejetée en France. La raison tient en cinq lettres : BR-FR, les règles métier françaises que les plateformes appliquent en plus du standard. Ce qu'elles vérifient, d'où elles viennent, et comment les passer du premier coup.
Le profil d'un Factur-X décide de ce que la couche XML contient, du total seul jusqu'au détail de chaque ligne. Cinq profils existent, deux ne suffisent pas pour une facture B2B dans le réseau, et un seul est le bon réflexe pour presque tout le monde. Le tour complet, avec ce que les plateformes vérifient.
Un rejet nomme la règle qui a échoué, pas la solution. SIREN absent, totaux qui ne se recoupent pas, catégorie de TVA, profil trop pauvre, PDF/A-3 : les cinq familles de rejet, ce qu'elles veulent dire, et comment corriger le fichier en deux minutes sans tout refaire.
La réforme ajoute quatre mentions aux mentions obligatoires d'une facture. Sur le papier, une ligne chacune. Dans un Factur-X, un champ précis de la couche XML, que les plateformes contrôlent. Ce qu'elles sont, quand elles s'appliquent, et comment ne plus les oublier.